Concept
Privacyverklaring
Dit is een inhoudelijk concept en geen definitieve overeenkomst. Het wordt vóór publicatie juridisch beoordeeld voor de Nederlandse markt.
Status van deze verklaring
Bijgewerkt op 25 september 2026. Dit concept beschrijft onze gekozen werkwijze. De definitieve leveranciersafspraken, accountinstellingen en controle van verwijdertermijnen zijn nog niet compleet. Deze tekst is daarom nog geen definitieve productieverklaring.
Wie verantwoordelijk is
Van Bostelen Software, handelend als VB Websites, is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van onze eigen aanvragers, klanten en contactpersonen. Ons adres is Emmakade 123, 2411 JH Bodegraven, Nederland. KVK: 42127942. Btw-identificatienummer: NL005517908B88. Voor privacyvragen: support@vbwebsites.nl.
Deze verklaring gaat over onze bedrijfswebsite, aanvragen, intake, betaling, ondersteuning en administratie. Voor bezoekers van uw eigen klantwebsite bent u doorgaans verantwoordelijk. Wij verwerken bijvoorbeeld offerteaanvragen en bijlagen namens u volgens de verwerkersovereenkomst. Daarvoor geldt ook de privacyverklaring van uw bedrijf.
Welke gegevens we krijgen
U geeft ons bedrijfs- en contactgegevens, pakket- en domeinkeuzes, teksten, foto's en andere inhoud, betaalgegevens en correspondentie. Uw werkgever of collega kan zakelijke contactgegevens aanleveren. Voor bedrijfscontrole raadplegen we openbare gegevens uit het KVK Handelsregister, zoals handelsnaam, activiteiten en bedrijfsadres. Bij een eenmanszaak kunnen dit persoonsgegevens zijn.
Betaaldiensten geven ons de betaalstatus en gegevens die nodig zijn voor facturen, incasso's en terugbetalingen. Hosting- en beveiligingsdiensten verwerken technische gegevens, zoals IP-adres, tijdstip, browser en foutmeldingen. Stuur geen onnodige medische gegevens, identiteitsbewijzen, wachtwoorden of volledige betaalkaartgegevens mee.
Waarom we gegevens mogen gebruiken
- Aanvraag, website, domein, betaling en ondersteuning: om op uw verzoek een overeenkomst voor te bereiden of uit te voeren als u zelf de contractspartij bent, bijvoorbeeld als eenmanszaak (AVG artikel 6 lid 1 onder b).
- Contact met medewerkers en vertegenwoordigers van een zakelijke klant, en controle van openbare bedrijfsgegevens: ons gerechtvaardigde belang om met de juiste onderneming zaken te doen en de dienst te leveren (artikel 6 lid 1 onder f). We beperken dit tot relevante zakelijke gegevens.
- Facturen en fiscale administratie: onze wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder c). Betaling en terugbetaling horen daarnaast bij de overeenkomst.
- Beveiliging, voorkomen van misbruik en oplossen van storingen: ons gerechtvaardigde belang om klanten en systemen te beschermen. We beperken toegang en de hoeveelheid technische gegevens.
- Beperkte statistieken zonder trackingcookies, waar ingeschakeld: ons gerechtvaardigde belang om werking en betrouwbaarheid te beoordelen, na een belangenafweging. Voor verwerking waarvoor toestemming nodig is, vragen we die vooraf. U kunt toestemming weer intrekken zonder dat eerder rechtmatig gebruik daardoor onrechtmatig wordt.
Vereiste contact-, bedrijfs-, factuur- en domeingegevens zijn nodig om uw aanvraag of bestelling te behandelen; zonder die gegevens kunnen we de betrokken dienst niet leveren. Extra foto's en aanvullende informatie zijn vrijwillig, tenzij nodig voor uw gekozen inhoud. Een medewerker beoordeelt aanvragen. Automatische intakecontroles signaleren ontbrekende gegevens en technische problemen. Vraag bij een onjuiste uitkomst om beoordeling door een medewerker.
Wie gegevens ontvangt
We delen alleen wat nodig is met de dienstverleners op onze lijst van verwerkers en diensten. Onze server en de opslag van klantbestanden staan bij leveranciers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Een netwerk- en beveiligingsleverancier verzorgt netwerk, beveiliging en geselecteerde opslag- en maildiensten. Een domein- en mailboxleverancier verzorgt ons domein en onze supportmailbox; klantdomeinen en mail bij Professioneel zijn voorzien. Voor het schrijven en vertalen van websiteteksten en in ons ontwerpproces gebruiken we AI-diensten van leveranciers in de Verenigde Staten, telkens met niet meer dan de goedgekeurde intakegegevens die daarvoor nodig zijn. De namen van de leveranciers binnen een categorie geven we op verzoek.
Mollie is voor gewone betaaldiensten zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, zoals uitgelegd in de privacyrollen van Mollie. Banken en registers kunnen eveneens eigen wettelijke taken hebben. We verstrekken gegevens aan bevoegde instanties wanneer dat wettelijk verplicht is.
Gegevens buiten Europa
Een server of opslaginstelling binnen de Europese Economische Ruimte (EER) betekent niet dat alle verwerking binnen de EER blijft. Internationale leveranciers kunnen elders ondersteuning of andere verwerking uitvoeren. Voor doorgifte buiten de EER moet een geldig mechanisme gelden, zoals een toepasselijk adequaatheidsbesluit of Europese standaardcontractbepalingen, zo nodig met aanvullende maatregelen.
De leverancierslijst vermeldt per categorie de bekende locaties en nog te bevestigen waarborgen. Vraag via ons supportadres om de namen van de leveranciers, om uitleg of om een kopie van de toepasselijke waarborgen. Accountspecifieke contracten en doorgiften moeten vóór productiegebruik zijn vastgelegd; deze concepttekst bevestigt geen nog onbekende afspraak.
Hoe lang we gegevens bewaren
Onderstaande termijnen zijn de gekozen bewaartermijnen. De technische uitvoering en aanvullende bewaartermijnen van leveranciers worden nog gecontroleerd.
- Afgewezen, verlopen of onbetaalde aanvragen: 90 dagen; daarna verwijderen of onomkeerbaar anonimiseren. Een minimale, onderbouwde blokkadelijst kan langer nodig zijn tegen misbruik.
- Facturen, creditnota's en fiscale betaaladministratie: zeven jaar.
- Actieve intake, goedgekeurde inhoud en foto's: de looptijd plus 90 dagen. Gehoste websiteversies: maximaal de laatste vijf, niet ouder dan 12 maanden; verwijderen binnen 30 dagen na einde.
- Support en operationele controlegegevens: maximaal 24 maanden na afhandeling of einde overeenkomst.
- Inhoud van automatische mail: verwijderen na bevestigde aflevering; uiterlijk na zeven dagen bij onopgeloste aflevering. Technische mailgegevens zonder berichtinhoud: 30 dagen.
- Mislukte werkbestanden van het schrijven van websiteteksten: maximaal 24 uur. Technische gegevens daarvan zonder inhoud: 24 maanden.
- Primaire technische logs: zeven dagen; meetwaarden: veertien dagen; het besloten technische archief: 90 dagen. De meetdienst bewaart meetgegevens drie maanden.
- Operationele reservekopieën: een doorlopende periode van 35 dagen. Oudere kopieën verdwijnen bij vervanging; na herstel voeren we eerdere verwijderverzoeken opnieuw uit.
Een concrete wettelijke plicht of juridisch geschil kan reden zijn om alleen de benodigde gegevens langer afgeschermd te bewaren. Voor gegevens die we namens een klant verwerken, gelden diens instructies en de verwerkersovereenkomst. Onze termijnen vervangen geen eigen wettelijke bewaarplicht van een zelfstandige betaal- of registratiedienst.
Uw rechten en klachten
U kunt vragen om inzage, correctie, verwijdering, beperking en, waar van toepassing, een overdraagbare kopie van uw gegevens. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang en verleende toestemming intrekken. E-mail uw verzoek naar support@vbwebsites.nl. We controleren uw identiteit alleen voor zover nodig; stuur niet uit uzelf een identiteitsbewijs.
We reageren zonder onnodige vertraging en normaal binnen één maand. Als een wettelijke verlenging nodig is door de complexiteit of het aantal verzoeken, leggen we dat binnen die eerste maand uit. Gaat het om gegevens waarvoor onze klant verantwoordelijk is, dan sturen we uw verzoek door en helpen we die klant.
U kunt rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens en uw wettelijke rechtsmiddelen gebruiken. U hoeft niet eerst bij ons te klagen. Meer informatie: privacyrechten volgens de AP.